QUE ES UN DIAGRAMA DE FLUJO?
Un diagrama de flujo es
una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado
por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de
proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con
flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción
visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial
ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación
con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el
proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso,
las operaciones de interdepartamentales… Facilita también la selección de
indicadores de proceso.
ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO
El diagrama de flujo debe ser realizado por un
equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una
perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será
multifuncional y multijerárquico.
Determinar el proceso a diagramar.
Definir el grado de detalle. El diagrama de
flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo
general de actividades principales, o ser desarrollado de modo que se incluyan
todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado
dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso.
Identificar la secuencia de pasos del proceso.
Situándolos en el orden en que son llevados a cabo.
Construir el diagrama de flujo. Para ello se
utilizan determinados símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo
de símbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos
habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la figura “Conector de
proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como símbolo. Para la
elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos estándar han sido
normalizados, entro otros, el American National Standars Institute (ANSI).
BENEFICIOS DEL
DIAGRAMA DE FLUJO
Facilita la obtención de una visión transparente
del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de
actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente
discernible a priori.
Permiten definir los límites de un proceso. A
veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos
proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.
El diagrama de flujo facilita la
identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y
ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
Estimula el pensamiento analítico en
el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas
útiles.
Proporciona un método de comunicación más
eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se
hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con
la diagramación.
Un diagrama de flujo ayuda a
establecer el valor agregado de cada una de las actividades que
componen el proceso.
Igualmente, constituye una excelente referencia
para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así
como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.
Facilita el estudio y aplicación de acciones que
redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente,
en la mejora de la eficacia y la eficiencia.
